BAB II
PEMBAHASAN
A. Urgensi Informasi dalam Organisasi
Di dalam suatu organisasi, hubungan antara atasan dan bawahan diharapkan yang terjadi adalah komunikasi yang harmonis. Jika di dalam suatu organisasi terjadi ketidakharmonisan komunikasi antara atasan ataupun bawahan akan menimbulkan kesalahpahaman komunikasi dan hubungan yang tidak kondusif. Sedangkan komunikasi yang baik dan lancar akan menciptakan kualitas kerja yang bagus. Oleh karena itu komunikasi dalam organisasi merupakan suatu hal yang sangat penting.
Pesan dalam jaringan komunikasi biasanya mengalir dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas atau pun dari tingkat yang sama. Ada tiga bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan komunikasi yang mengikuti garis komunikasi seperti yang digambarkan dalam struktur organisasi, yaitu[1]:
1. Downward communication (komunikasi kepada bawahan)
2. Upward communication (komunikasi kepada atasan)
3. Horizontal commnication (komunikasi horizontal)
Komunikasi organisasi berbeda dengan apa yang dilakukan orang selama ini dalam berkomunikasi. Komunikasi organisasi adalah suatu disiplin studi yang dapat mengambil sejumlah arah yang sah dan bermanfaat.[2]
B. Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi
Dalam organisasi baik yang berinterkasi komersial maupun sosial, tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut melibatkan empat fungsi yaitu[3]:
Fungsi Informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.
Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajement membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi dalam organisasi. Sedangkan karyawan atau bawahan membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan kemanan, jaminan sosial dan kesehatan, ijin cuti dan sebagainya.
Fungsi regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga ataupun organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini. Pertama, atasan atau orang-orang yang yang berada dalam tataran menejemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Di samping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberi instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan dalam lapisan atas supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagai mana mestinya.
Kedua, berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh atau tidak boleh untuk dilaksanakan.
Fungsi persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibandingkan jika pemimpin sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
Fungsi integratif
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut dan laporan kemajuan organisasi, juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan anatarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olah raga ataupun kegiatan darma wisata. Pelaksanaan aktifitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
C. Penyebaran Komunikasi
Organisasi adalah komposisi sejumlah orang-orang yang menduduki posisi atau peranan tertentu. Di antara orang-orang ini saling terjadi pertukaran pesan. Pertukaran itu melalui jalan tertentu yang dinamakan jaringan komunikasi atau penyebaran komunikasi. Suatu jaringan komunikasi berbeda dalam besar dan strukturnya misalnya mungkin hanya dua orang, tiga atau lebih dan mungkin juga di antara keseluruhan orang dalam organisasi. Bentuk struktur dalam jaringan itu pun juga akan berbeda-beda.
Peranan individu dalam sistem komunikasi ditentukan oleh hubungan struktur antara satu individu dengan individu lainnya dalam organisasi. Hubungan ini ditentukan oleh pola hubungan interkasi individu dengan arus informasi dalam jaringan komunikasi. Untuk mengetahui jaringan komunikasi serta peranannya dapat digunakan analisis jaringan. Dari hasil analisis jaringan ini dapat diketahui bentuk hubungan atau koneksi orang-orang dalam organisasi serta kelompok tertentu, keterbukaan satu kelompok dengan kelompok lainnya dan orang-orang yang memegang peranan utama dalam suatu organisasi. Ada enam peranan jaringan komunikasi yaitu:
1. Opinion leader
Adalah pimpinan informal dalam organisasi. Mereka ini tidaklah selalu orang-orang yang mempunyai otoritas formal dalam organisasi tetapi membimbing tingkah laku anggota organisasi dan mempengaruhi keputusan mereka.
2. Gate keepers
Adalah individu yang mengontrol arus informasi di antara anggota informasi. Mereka berada di tengah suatu jaringan dan menyampaikan pesan dari dari satu orang kepada orang lain atau tidak memberikan informasi. Dia dapat menolong anggota penting dari anggota penting seperti pimpinannya, menghindarkan infromasi yang terlampau banyak dengan jalan hanya memberikan informasi yang penting-penting saja terhadap mereka. Dalam hal ini gate keepers mempunyai kekuasaan dalam memutuskan apakah suatu informasi penting atau tidak. Jika gate keepers memutuskan bahwa informasi tertentu tidak penting, kemudian seseorang harus mendapatkan informasi tersebut, maka mungkin informasi tersebut tidak diberikan. Nyatalah bahwa peranan gate keepers ini sangat penting dalam jaringan komunikasi.
3. Cosmopolites
Adalah individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya. Mereka ini mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang ada dalam lingkungan dan memberikan informasi mengenai organisasi kepada orang-orang tertentu pada lingkungannya.
4. Bridge
Adalah anggota kelompok dalam suatu organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan anggota kelompok lainnya. Individu ini membantu saling memberi informasi di antara kelompok-kelompok dan mengkoordinasi kelompok.
5. Liaison
Adalah sama peranannya dengan bridge tetapi individu itu sendiri bukanlah anggota dari satu kelompok tetapi dia merupakan penghubung di antara satu kelompok dengan kelompok lainnya. Individu ini juga membantu dalam membagi informasi yang relevan di antara kelompok-kelompok dalam organisasi.
6. Isolate
Adalah anggota organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi. Orang-orang ini menyembunyikan diri dalam organisasi atau diasingkan oleh teman-temannya.
D. Komunikasi Efektif dalam Organisasi
Faktor komunikasi sangat besar perannya dalam menciptakan iklim organisasi yang menguntungkan bagi pimpinan maupun bawahan. Untuk mencapai sasaran komunikasi yang efektif, maka diperlukan persyaratan dasar yang harus diperhatikan oleh setiap pimpinan adalah:
1. Tersedianya umpan balik dan proses mendengarkan yang efektif
2. Kesungguhan hati
3. Memahami kebutuhan staf atau bawahan sebagai manusia
4. Pemilihan waktu yang tepat
5. Pemilihan saluran dan media komunikasi yang tepat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar